Το τμήμα Δημοτικής Κατάστασης του Δήμου Παύλου Μελά περιλαμβάνει τις υπηρεσίες: Δημοτολόγιο, Μητρώο Αρρένων και Ληξιαρχεία.
Μετά την συνένωση των τριών Δήμων Ευκαρπίας – Πολίχνης – Σταυρούπολης, τα αρχεία των τριών πρώην Δήμων συγχωνεύθηκαν και λειτουργούν πλέον ενιαία στην έδρα του Δήμου Παύλου Μελά, που βρίσκεται στη Δημοτική Ενότητα Σταυρούπολης. Στις δημοτικές ενότητες Ευκαρπίας και Πολίχνης παρέμειναν και λειτουργούν τα Ληξιαρχεία.
Οι πολίτες μπορούν να εξυπηρετηθούν από το Τμήμα Δημοτικής Κατάστασης που εδρεύει στην οδό Ιωαννίνων 9, στη Δημοτική Ενότητα Σταυρούπολης. Ο χώρος που φιλοξενεί την υπηρεσία Δημοτολογίου ευρίσκεται πίσω από το Δημαρχιακό Κτήριο «Τάσος Αναστασιάδης» και η οδός Ιωαννίνων είναι η πρώτη παράλληλος με την οδό Καραολή Δημητρίου.
Μετά την έναρξη χρήσης του Μητρώου Πολιτών (22-1-2018) τα ληξιαρχικά γεγονότα γέννησης τέκνου (εντός γάμου), βάπτισης, ονοματοδοσίας, γάμου και θανάτου που δηλώνουν οι δημότες στα Ληξιαρχεία εμφανίζονται στο ηλεκτρονικό σύστημα του Δημοτολογίου και καταχωρούνται ΑΥΤΕΠΑΓΓΕΛΤΑ από τους υπαλλήλους του δημοτολογίου στις αντίστοιχες οικογενειακές μερίδες, εντός ολίγων ημερών.